Le rôle de chaque document
| Document | À quoi il sert | Certifié |
|---|---|---|
| Devis | Proposer un prix ; il engage une fois accepté | Non |
| Proforma | Annoncer une facture à venir : service achats, banque, dossier d'import | Non |
| Bon de commande | Confirmer ce que le client commande | Non |
| Bon de livraison | Prouver la remise des biens | Non |
| Facture | Constater la vente et réclamer le paiement | Oui |
| Avoir | Annuler ou réduire une facture certifiée | Oui |
Le parcours d'une vente
- 1Le devis est envoyé, puis accepté.
- 2Le client confirme par un bon de commande, s'il en émet.
- 3Les biens sont livrés ou la prestation réalisée.
- 4La facture certifiée est remise au client.
- 5Le paiement arrive ; un avoir corrige un retour ou une erreur.
Dans Waybill, chaque document se crée à partir du précédent : rien à ressaisir entre le devis accepté et la facture.
Corriger une facture certifiée
Une fois certifiée, une facture ne se modifie ni ne se supprime. L'erreur se corrige par un avoir, lui aussi certifié, qui cite la facture d'origine, puis si besoin par une nouvelle facture. L'original et sa correction restent consultables par l'administration (arrêté n° 1519, art. 5).
Le SFEC distingue deux avoirs : celui rattaché à une facture de vente certifiée, et l'avoir sur compte, qui porte sa propre référence.
La proforma
Elle reprend la présentation d'une facture sans en avoir la valeur : ni numéro certifié, ni QR code, ni TVA due. Titrez-la clairement « Proforma » pour éviter toute confusion chez votre client.
Questions fréquentes
Un devis signé vaut-il facture ?+
Non. Il engage sur le prix et le contenu, mais seule la facture certifiée constate la vente auprès de l'administration.
Peut-on annuler une facture certifiée ?+
Pas la supprimer : on émet un avoir du montant total, qui la neutralise. Les deux documents restent dans l'historique.
Quel numéro fait foi ?+
Pour les factures et avoirs, celui que le SFEC attribue à la certification : l'arrêté n° 1519 interdit toute numérotation parallèle (art. 7).
- Arrêté n° 1519 du 9 juillet 2026 : exigences de conformité fiscale
- Documentation de l'API SFEC : certifier une facture
Ce guide résume les textes ; il ne remplace ni leur lecture ni l'avis de votre centre des impôts.